Wat hoort bij een personeelsdossier voor werknemers?

Het personeelsdossier is het belangrijkste werknemersbestand met de geschiedenis van de arbeidsrelatie van sollicitatie via een exit-interview en documentatie voor beëindiging van het dienstverband. Alleen personeelsleden van Human Resources en de directe leidinggevende en manager van de medewerker hebben toegang tot de informatie in het personeelsdossier van de medewerker en verlaten het kantoor van Human Resources nooit.

Het personeelsdossier wordt over het algemeen opgeslagen in een afgesloten, brandwerende archiefkast op een vergrendelde locatie die toegankelijk is voor personeelszaken. De vertrouwelijkheid van de werknemersinformatie in het personeelsdossier is van het grootste belang.

Van alle door het bedrijf bijgehouden personeelsdossiers wordt het personeelsbestand van medewerkers het vaakst dagelijks benaderd voor informatie door de werkgever, leidinggevende of personeelszaken.

Overwegingen over inhoud van het personeel van werknemers

De fundamentele principes en vragen waarmee u rekening moet houden bij het indienen van een document in een personeelsdossier zijn deze.

• Zal de werkgever een bepaald document nodig hebben om beslissingen te rechtvaardigen als de werkgever voor de rechter wordt gedaagd? Zou de werkgever het document nodig hebben voor een rechtbank?
• Weet en begrijpt de werknemer dat het document wordt opgeslagen in zijn personeelsdossier? In de meeste gevallen moeten werkgevers de werknemer het document laten ondertekenen, niet om instemming te betuigen met de inhoud van het document, maar te erkennen dat zij op de hoogte zijn van het document en het hebben gelezen.
• Geen verrassingen, meningen of persoonlijke aantekeningen over de werknemer moeten ooit in een personeelsdossier worden geplaatst. Alleen de feiten, geen speculatieve gedachten, horen in een personeelsdossier.

Inhoud van een personeelsdossier

Hierna volgen aanbevelingen over de documentatie die een werkgever moet bewaren in een personeelsdossier.

Werkgeschiedenis

• Sollicitatie
• Hervatten
• Doorgaan met sollicitatiebrief
• Onderwijsverificatie
• Werkgelegenheid verificatie
• Afwijzingsbrief
• Positie functiebeschrijving
• Taakanalyse records
• Sollicitatiebrief of arbeidsovereenkomst
• Uitzendbureau of uitzendovereenkomst, indien gebruikt
• Noodgeval Contact Informatie
• Ondertekend werknemerhandboek bevestigingsformulier dat de ontvangst van het werknemershandboek toont
• Controlelijst van een nieuwe werknemersoriëntatie met daarop behandelde onderwerpen en door wie
• Eventuele herplaatsingsovereenkomsten en documentatie
• Elk contract, schriftelijke overeenkomst, ontvangstbewijs of bevestiging tussen de werknemer en de werkgever (zoals een niet-concurrerende overeenkomst, een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst met betrekking tot een door een bedrijf geleverde auto)

• Officiële formulieren voor het leven van werknemers, inclusief verzoeken om overdracht, promotie, interne sollicitaties, enzovoort
• Alle andere documentatie met betrekking tot werkgelegenheid

Ontwikkeling van werknemersprestaties, ontwikkelingsplannen en verbetering

• Kopieën van prestatiebeoordelingen of werknemersontwikkelingsplannen
• Zelfbeoordeling door werknemers
• Records van formele counseling-sessies
• Opmerkingen over het bijwonen of te laat zijn
• Documentatie voor het verbeteren van prestaties
• Disciplinaire actierapporten
• Medewerkersherkenning gepresenteerd zoals certificaten, erkenningsbrieven, enzovoort
• Formele suggesties en aanbevelingen van werknemers, reacties van organisaties
• Verslagen van trainingen
• Verzoeken om training
• Beoordeling van competenties
• Trainingsklasse- of sessiemeldingen of -roosters

• Needs assessments ondertekend
• Trainingskostenrapporten
• Klachten van klanten of collega's

Records voor arbeidsrelaties

• Ontslagbrief werknemer
• Sluit interview documentatie af
• Cobra-melding
• Tewerkstelling einde controlelijst
• Eindafrekening van alle aspecten van de tewerkstelling van de werknemer, zoals het laatste salaris, vakantietoeslag, de teruggave van bedrijfseigendommen, enzovoort