Veelvoorkomende fouten bij facturering door juridische professionals

01 Vage facturatiebeschrijvingen

Volledige, gedetailleerde en nauwkeurige taakomschrijvingen zijn de eenvoudigste manier om te voorkomen dat een klant uw factuur laat zien. Elke taakbeschrijving moet de activiteit met voldoende detail identificeren om de noodzaak en relevantie ervan voor het project te beoordelen. Samen met een gedetailleerde beschrijving van de taak moet elke keer dat de invoer wordt ingevoerd de datum bevatten waarop de taak is uitgevoerd, de tijdwaarnemer die de taak heeft uitgevoerd, de tijd die is besteed aan het uitvoeren van de taak en de totale vergoeding.

02 Opvultijd

Om aan de zware factureringsvereisten van uw bedrijf te voldoen, kan het verleidelijk zijn om de tijd die nodig was om een ​​taak uit te voeren op te blazen of op te laden, vooral als u een efficiënte werknemer bent. Dergelijke praktijken nodigen uit tot kritisch onderzoek van een klant of auditor. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de tijd die u voor elke taak in rekening brengt, nauwkeurig het uitgevoerde werk weerspiegelt en evenredig is met het belang en de complexiteit van de taak.

03 Verschotten

Omdat uitbetalingen voor geschillen van grote invloed zijn op het totale budget van een klant, moet u rekening houden met de kosten van de service in verhouding tot de waarde ervan voor de klant. Moet Federal Express bijvoorbeeld elk stuk correspondentie met uw expert doornemen als het proces zes maanden duurt?

U moet ook op de hoogte zijn van factureringsbeleid en contracten opgesteld door onze klant. Vereist de cliënt het gebruik van een bepaalde rechtbankverslaggever of verkoper van een fotokopie? Bovendien mogen bepaalde kosten nooit aan de klant worden gefactureerd en maken ze deel uit van de overheadkosten van het advocatenkantoor.

04 Administratief werk

De praktijk van de wet brengt onvermijdelijk administratieve en administratieve taken met zich mee. De meeste klanten betalen tegenwoordig niet voor administratieve taken - zoals typen, archiveren en fotokopiëren - of voor administratieve functies zoals training, voorbereiding van facturen, conflictcontroles of ontwikkeling van klanten. In de mate waarin u in staat bent, delegeer administratieve functies aan een secretaresse, een griffier of een ander juridisch personeelslid.

05 Interoffice-conferenties

Klanten weigeren vaak te betalen voor conferenties tussen personeel van advocatenkantoren; zij beschouwen de coördinatie, raadpleging en bespreking van een zaak of project tussen professionele professionals als onderdeel van het zakendoen en dus onderdeel van de overhead van de onderneming. Interoffice-conferenties kunnen ook een aanzienlijke kostenpost voor de klant worden omdat verschillende professionals tegelijkertijd voor hetzelfde gesprek factureren.

Het is daarom een ​​goede gewoonte om facturen voor routinematige discussies over een bestand met andere leden van uw bedrijf te vermijden, tenzij dergelijke discussies items van aanzienlijk belang omvatten, een aantal externe partijen betrekken of grote tijdsbeurten in beslag nemen.

06 Training

Als u nog niet bekend bent met een taak of rechtsgebied, kan uw onervarenheid mogelijk extra tijd vergen om het project te voltooien. Klanten worden steeds intoleranter voor onervarenheid en zijn minder bereid om te betalen voor de kosten van het trainen van een nieuwe werknemer of voor een juridische professional om "op snelheid te komen" in een bestand.

07 Dubbele facturatie

Dubbele tijdinvoer is een gebruikelijke praktijk bij advocatenkantoren, maar kostenbewuste klanten zijn minder bereid om dubbel werk te betalen. Hebben meerdere partners deelgenomen aan een hoorzitting?

Heeft de paralegal elke verklaring bijgewoond? Hebben vier medewerkers een bijdrage geleverd aan één opdracht? Deze items kunnen een rode vlag geven. De klant kan weigeren het geheel of een deel van het werk te betalen of op zijn minst de zaak nader onderzoeken om te bepalen of dit gerechtvaardigd is.

08 Block Billing

Factuurtijd voor meerdere taken in grote blokken is een andere rode vlag voor klanten. U moet elke taak apart specificeren met een overeenkomstige tijd en kosten voor elke taak. Gespecificeerde tijdinvoer stelt de beoordelaar in staat om de geschiktheid van de bestede tijd beter te bepalen in relatie tot het belang en de complexiteit van de taak.

09 Beoordeling en herziening

Uw klant kan zich afvragen waarom u 43,2 uur heeft gefactureerd om een ​​opdracht te herzien en te herzien. Misschien was de opdracht 40 pagina's en ging het om meerdere, complexe kwesties en uitgebreid onderzoek. Wat de reden ook is, vage en oppervlakkige termen als "review en herziening" doen weinig om de klant te vertellen waarom de beoordeling een week tijd waard was. In plaats van 'beoordelen', betekenen woorden als 'evalueren', 'analyseren', 'beoordelen' of 'opnieuw opstellen' meer tot nadenken stemmende en dus tijdrovende taken.

10 Delegable Tasks

Wanneer u factureert voor en taken toewijst, moet u ervoor zorgen dat het project wordt uitgevoerd door het juiste lid van het juridische team. Klanten kunnen weigeren te betalen voor taken die worden uitgevoerd door oudere tijdwaarnemers die aan een junior, minder duur personeelslid hadden kunnen worden gedelegeerd. Bijvoorbeeld, advocaten die deposities verwerken, senior partners die routineonderzoek uitvoeren of paralegals die documenten indienen, kunnen een rode vlag oplichten.