Hoe een geschillen secretaris te zijn

Geschillendeskundigen bieden ondersteuning aan procesadvocaten en paralegals in zaken die worden gedeponeerd bij lokale, provinciale en federale rechtbanken en administratieve tribunalen.

Geschillenbeslechters zijn werkzaam bij advocatenkantoren van alle groottes. Sommige secretaresses bieden puur administratieve ondersteuning. Secretaresses in veel bedrijven vervullen echter een hybride rol en fungeren zowel als secretaresse als als paralegal voor geschillen.

Hieronder staan ​​een aantal van de meest voorkomende functies van een geschillen secretaris gedurende de procescyclus. Secretariële rollen variëren, afhankelijk van het bedrijf, het type proces en de omvang van het personeel.

Case screening

In eisende bedrijven, de eerste stap van een zaak is het screenen van de zaak op verdienste. Heeft de potentiële klant een reden voor actie? Bestaan ​​er conflicten? De secretaris kan helpen bij het voorbereiden van casuscreeningsformulieren en het plannen van initiële ontmoetingen tussen de advocaat en de potentiële klant. In sommige gevallen zal de secretaris een eerste screening uitvoeren door de potentiële klant vragen telefonisch te stellen. Als de cliënt getekend is, zal de secretaris een nieuw dossier opstellen en het retentiecontract en andere documenten doorsturen naar de klant.

Onderzoek

In veel gevallen voeren de partijen een onderzoek uit voordat een rechtszaak wordt aangespannen. Dit onderzoek kan bestaan ​​uit het lokaliseren en interviewen van getuigen, het onderzoeken van de plaats van het ongeval en het verzamelen van documentaire en ander bewijsmateriaal. De geschillen secretaris kan helpen bij het proces door het plannen van vergaderingen en telefonische conferenties namens de advocaat, het creëren van getuigenlijsten, het organiseren van bewijsmateriaal en andere documenten en het creëren van een betrouwbaar archiveringssysteem voor zowel papieren als elektronische documenten.

De pleidooien

Als een rechtszaak wordt ingesteld, bereidt de secretaris de pleidooien voor in een tekstverwerkingsprogramma. De pleidooien kunnen een dagvaarding, klacht, beëdigde verklaringen, verzoeken om toelating en moties bevatten. De procespesecretaris maakt vaak smeerbinders die alle pleidooien voor een bepaald geval organiseren en indexeren. De secretaris kan deze documenten bij de rechtbank indienen, persoonlijk of elektronisch, hoewel deze taak vaak wordt uitgevoerd door een paralegal of een hofbode.

Ontdekking

Ontdekking is de langste fase van het proces van procesvoering. Tijdens een ontdekking kan de processecretaris alle of enkele van de volgende taken uitvoeren:

• Discovery-documenten voorbereiden in een tekstverwerkingssysteem, inclusief ondervragingen en productieverzoeken
• Het typen, verzenden en volgen van dagvaardingen
• Afspraken plannen met meerdere partijen, waaronder de advocaat, cliënten, tegengestelde raadslieden en rechtbankverslaggevers
• Plannen van onafhankelijke medische onderzoeken en andere benoemingen vereist door de regels van burgerlijke rechtsvordering
• Discovering binders maken; indexering en archivering van detectiedocumenten
• Organiseren en archiveren van casusdocumenten
• Planonderzoeken plannen

• Lokaliseren en communiceren met experts; het organiseren en indienen van expertrapporten

Pre-Trial

Zodra een proefdatum is ingesteld, helpt de secretaresse het juridische team om zich voor te bereiden op het proces. De rol van de secretaris kan zijn:

• Typen en formatteren van vooronderzoeken, inclusief moties, briefings, dagvaardingen en getuigenlijsten
• Verzamelen en organiseren van exposities
• Maken, organiseren en / of indexeren van trial-binders
• Hulp bij het organiseren van schijnprocessen
• Termijnen volgen en herinneringen sturen naar het juridische team
• Cite-checken en proeflezen en juridische documenten
• Ervoor zorgen dat documenten correct zijn opgemaakt volgens de regels van de rechtbank
• Getuigen coördineren

proces

De geschillen secretaris vervult een belangrijke ondersteunende rol tijdens het proces. Zijn of haar taken kunnen zijn:

• Voorbereiden, typen en formatteren van proefdocumenten
• Coördineren van de voorbereiding van grafieken, grafieken en andere afbeeldingen in de rechtszaal
• Het plannen van koeriers, rechtbankverslaggevers en deskundige getuigen
• Documenten, exposities en proefbinders organiseren, archiveren en beheren
• Coördinatie van reisarrangementen voor advocaten, getuigen, cliënten en anderen

Andere administratieve taken

Voor degenen die aan de defensiekant werken, zal de processecretaris de tijd van advocaten en paralegals die aan elke zaak wordt besteed in het tijd- en factureringssysteem van het kantoor invoeren. Hij of zij zal ook periodieke facturen naar de klant sturen en de late betalingen opvolgen. Andere algemene taken uitgevoerd door de geschillen secretaris zijn onder meer:

• Informatie produceren door tekst, gegevens en afbeeldingen te transcriberen, op te maken, in te voeren, op te halen, te kopiëren en over te brengen
• Termijnen voor het bijhouden van cases
• Corresponderen met klanten, getuigen en tegengestelde raadslieden
• De telefoon opnemen
• Spreadsheets maken om kosten, exposities en andere informatie bij te houden
• Het dictaat overschrijven
• Docket-systemen onderhouden
• Het routeren van correspondentie, rapporten en juridische documenten
• Organiseren van klantconferenties en vergaderingen van advocaten
• Onkostenrapporten opstellen
• Het bijhouden van de agenda van de advocaat door het plannen en plannen van conferenties, teleconferenties, verklaringen en reizen

• Voorraad bestellen

Geschillen secretaris onderwijs

Veel geschillen secretarissen voltooien een certificaat of associate degree-programma aan een handelsschool of community college. Secretaresses met een vierjarige hbo-opleiding hebben echter de meeste doorgroeimogelijkheden binnen een advocatenkantoor. Litigation-training gebeurt vaak tijdens het werk. Ervaren geschillenbeslechters verplaatsen zich vaak naar andere rollen binnen het kantoor, waaronder functies voor paralegal en kantoorbeheer.

Geschillen Secretaris Vaardigheden en Kennis

Geschillenbeslechters moeten over uiteenlopende interpersoonlijke, technologische en kantoorvaardigheden en juridische en procedurele kennis beschikken. Vereiste vaardigheden en kennis zijn onder andere:

• Vaardigheid met tekstverwerking, spreadsheet, presentatie en tijd- en factureringssoftware; bekendheid met Microsoft Office-suite
• Vaardigheid met transcriptieapparatuur
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden
• Kennis van lokale, federale en federale gerechtelijke processtukken en archiveringsprocedures
• Vaardigheid in documentdatabases zoals Ringtail, Summation en Concordance
• E-filing ervaring
• Kennis van kantoorprocedures en juridische terminologie
• Sterke typevaardigheden
• Degelijke organisatievaardigheden en multi-taskingvaardigheden
• Mogelijkheid om professioneel te communiceren met alle niveaus van personeel