E-mailgroeten die worden gelezen

Volgens BusinessInsider.com wijst de gemiddelde medewerker ongeveer 25 procent van zijn dag toe aan honderden e-mails. Sommige mensen hebben behoefte aan een opfrissing van de standaard e-mailetiquette, anderen maken fouten gewoon omdat ze overweldigd zijn door de enorme hoeveelheid communicatie.

Tijdens het zoeken naar een baan, stuurt u waarschijnlijk vele e-mails, waaronder begeleidende brieven, bedankbriefjes en berichten naar aan het zoeken naar werk gerelateerde verbindingen.

Neem de tijd om gênante fouten te voorkomen, zoals het verkeerd spellen van iemands naam, en zorg ervoor dat u notities maakt die een reactie krijgen.

Begin met een professionele begroeting

Streef naar duidelijkheid in je onderwerpregel. Kies een rechtstreeks item dat het doel van uw e-mail identificeert, zoals 'tijd voor vergaderen' of 'snel vragen over uw voorstel'.

Vermijd het bungelen van een wortel met een teaser als "Ik moet u informeren …" dat probeert de lezing te verleiden om de e-mail te openen om uw bedoeling te bereiken. Mensen beslissen vaak of ze een e-mail willen openen op basis van de onderwerpregel, dus kies er een die duidelijk aangeeft wat je doel is.

Gebruik een professionele begroeting. Neem een ​​passende begroeting op voor de omstandigheden en ontvanger. Bepaalde begroetingen werken in een e-mail, maar worden niet in een gewone brief gebruikt, terwijl sommige begroetingen voor beide werken.

Kies een begroeting op basis van hoe goed u de persoon kent aan wie u schrijft en het type bericht dat u verzendt. Als u bijvoorbeeld iemand schrijft die u kent, is "Hallo Jim" geschikt. "Geachte heer / mevrouw Smith" zou geschikt zijn als u solliciteert naar een baan of een zakelijke brief schrijft.

Vermijd het openen van een e-mail met "he", wat erg informeel klinkt en over het algemeen niet op de werkplek wordt gebruikt. Ook schrikken we af van "Hallo allemaal" of "Hallo allemaal", zelfs als de aard van je e-mail versoepeld is.

Groet voorbeelden

• Geachte voornaam Achternaam (dit werkt goed als je het geslacht van de persoon waar je aan schrijft niet kent)
• Beste voornaam (bij het e-mailen van iemand die je kent)
• Hallo voornaam (Bij het e-mailen van iemand die je kent)
• Geachte heer / mevrouw. Achternaam
• Geachte heer / mevrouw. Voornaam Achternaam
• Geachte Dr. Familienaam
• Voor wie het aangaat
• Geachte Human Resources Manager
• Beste inhuurmanager

Gebruik de juiste interpunctie na uw begroeting. Gebruik voor meer formele e-mails een puntkomma achter de naam. Voor mensen die u kent of voor meer losse correspondentie, gebruikt u een komma achter de begroetingsnaam.

Vermijd veel voorkomende fouten

Bij het schrijven van een e-mail gebeuren de volgende fouten soms wanneer mensen zich haasten om een ​​bericht snel uit te schakelen. Neem de tijd om uw bericht te bekijken en voer de volgende stappen uit.

• Voeg het e-mailadres als laatste toe.Als u niet de mogelijkheid heeft om een ​​e-mail te weigeren, voegt u het adres als laatste toe als u een snelle triggervinger hebt. Voer de naam van de ontvanger alleen in als u zeker weet dat uw e-mail klaar is om te gebruiken.
• Vermijd de oude "Allen antwoorden" -fout.Let op je triggervinger wanneer je "Allen beantwoorden" aanraakt. Overweeg of iedereen op de lijst echt moet lezen wat je te zeggen hebt. Houd ook rekening met oudere e-mails in de keten die u mogelijk niet wilt dat iemand in de lijst Allen beantwoorden kan zien.
• Ga rustig aan met de humor. Humor kan moeilijk te onderscheiden zijn in een e-mail omdat je toon er niet noodzakelijkerwijs doorheen schijnt. Zonder lichaamstaal, gelaatsuitdrukking of cadans, kan humor plat vallen of zelfs onbedoeld een lezer beledigen. Speel het veilig en laat het eruit.

• Nagelezen.Maak niet de fout om te denken dat mensen typfouten in informele e-mails zullen vergeven of dat fouten worden getolereerd als je op je telefoon typt. Je kunt hard worden beoordeeld op fouten in je e-mail, vooral als ze hoogtij vieren. Vertrouw niet op een spellingcontrole die vaak het verkeerde woord voor u kiest. Test uw e-mails op dezelfde manier als elk ander belangrijk document. Controleer in het bijzonder altijd en controleer nogmaals of je de namen van mensen correct hebt gespeld.
• Gebruik geen emoji's of emoticons. Meer en meer beginnen e-mailberichten op sms-berichten te lijken. Workplace-berichten bevatten soms ook 'thumbs-up'-emoji's of smileygezichten. Ook al worden ze steeds gebruikelijker, vermijd emoji's en emoticons in formele correspondentie. Als uw e-mailgroet de achternaam van een persoon bevat, is dat een zeker teken dat u emoji's en emoticons moet achterlaten.

• Onthoud dat e-mail voor altijd blijft bestaan.Denk twee keer na voordat je iets persoonlijks of vertrouwelijks e-mailt, iemand ontslaat via e-mail, iemand vernedert of met woede reageert. Zelfs verwijderde e-mails kunnen opnieuw worden opgebouwd met gegevensback-ups.

Dat soort interacties kan beter in persoon worden gedaan. Pas de 24-uursregel toe. Als u niet zeker weet of u het bericht moet verzenden, wacht dan tot de volgende dag om te beslissen. Nog een goede vuistregel: schrijf niets in een e-mail die u niet openbaar zou willen delen, bijvoorbeeld in een verklaring of op sociale media.