Overzicht personeelsbestanden en voorbeeldbestand

Een personeelsdossier is een door de werkgever bewaarde documentatie van de geschiedenis en de status van de volledige arbeidsrelatie met een individuele werknemer. De werkgever bewaart deze werkgelegenheidsdocumentatie in een personeelsdossier om drie redenen.

• De werkgever wil nauwkeurige informatie bij de hand hebben en organiseren wanneer u om welke reden dan ook toegang tot de informatie nodig heeft. Veranderingen in contactpersonen voor noodgevallen, personeelsadressen, het bijhouden van prestatiebeoordelingen, disciplinaire brieven, erkenning van medewerkers en sollicitatie materialen zijn voorbeelden van het soort informatie dat de werkgever snel wil kunnen raadplegen.
• De werkgever moet documentatie bewaren over personeelskwesties, zoals personeelsselectie, prestaties, werkgeschiedenis, beloningsredenering en interne promotie-aanvragen, om er maar een paar te noemen.

  Een EEOC-claim, een rechtszaak of zelfs de noodzaak om het ontbreken van een verhoging of promotie aan een werknemer te rechtvaardigen, vereisen dat de werkgever dit type werknemersdocumentatie heeft verzameld en bewaard.

• Sommige werknemersverslagen zijn vereist door federale of deelstaatoverheden voor werkgevers om te houden. Het organiseren van de werknemersinformatie in een personeelsdossier is zinvol voor toegang en wettelijke naleving en gereedheid.

Typen personeelsdossiers

Een werkgever onderhoudt over het algemeen verschillende soorten personeelsdossiers, voor zakelijk gebruik, voor de vertrouwelijkheid van werknemers, voor medische privacy en voor wettelijke naleving. Ik ben me niet bewust van enige wet die aangeeft hoeveel bestanden een werkgever moet bewaren.

Er zijn echter veel wetten en er zijn beste praktijken voor de vertrouwelijkheid van werknemers, die de inhoud van personeelsbestanden bepalen en wie toegang heeft tot die informatie. Dit zijn de personeelsdossiers die de meeste werkgevers in de VS onderhouden. (Wereldwijde wetten en praktijken kunnen verschillen.)

• Personeelsbestand: Dit is het belangrijkste werknemersbestand met de geschiedenis van de arbeidsrelatie.
• Payroll-bestand: U wilt een apart bestand bijhouden voor alle salarisaangelegenheden met betrekking tot salaris en voordelen.
• Medewerkers medisch dossier: De federale Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) verplicht werkgevers om medische gegevens van werknemers als vertrouwelijk te beschermen.
• I-9 werknemersformulieren: U moet een afzonderlijk bestand bijhouden voor alle I-9-formulieren voor werknemers (niet per werknemer), omdat u geen overheidsmedewerkers wilt, die gemachtigd zijn om deze formulieren onder verschillende omstandigheden te controleren, terwijl ze door uw belangrijkste, vertrouwelijke personeelsdossiers kijken..

Toegang van werknemers tot personeelsdossiers

Medewerkers krijgen toegang tot hun personeelsdossiers onder begeleiding en supervisie van personeelszaken. Personeelspersoneelsdossiers worden beschouwd als het eigendom van de werkgever, die de verantwoordelijkheid heeft om deze te onderhouden en te beveiligen.

Voorbeeldbeleid personeelsbeleid

Hierna volgt een voorbeeld van personeelsbeleid voor gebruik in uw bedrijf. Het bespreekt de verschillende bestanden die worden aanbevolen en wie toegang moet hebben tot elk bestand.

Voorbeeldbeleid

Het bedrijf onderhoudt drie werknemersbestanden voor elke werknemer.

EEN personeelsdossier wordt bijgehouden voor elke werknemer van (uw bedrijfsnaam). Deze personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke documenten en worden beheerd en onderhouden door personeelszaken.

Toegang tot dit bestand is beperkt tot HR-personeel en gaat ervan uit dat de manager van elke medewerker zijn of haar eigen dossier bijhoudt met documenten die relevant zijn voor de werkprestaties van de werknemer.

Typische documenten in een personeelsdossier zijn onder meer de sollicitatie, een contactformulier voor gezinsmeldingen, een gedocumenteerde geschiedenis van disciplinaire maatregelen, een samenvatting, een personeelshandboek en de ondertekeningsbriefjes van de werkgever, actuele persoonlijke informatie en taakverwijzingen.

Niet alle personeelsbestanden bevatten dezelfde documenten, maar elk personeelsbestand heeft enkele documenten die hetzelfde zijn.

Payroll-bestanden worden ook gehandhaafd; payroll-bestanden bevatten een geschiedenis van de banen van de werknemer, afdelingen, wijzigingen in vergoedingen, enzovoort. Toegang tot het loonbestand is beperkt tot de juiste boekhoud- en HR-medewerkers.

Een medisch dossier voor werknemers wordt ook gehandhaafd. De inhoud van het medische dossier is niet voor iedereen beschikbaar behalve voor personeel dat door Human Resources is aangewezen en de medewerker van wie de administratie in het bestand wordt bewaard. At Your Company Name) ontvangen medische bestanden de hoogste mate van veilige opslag en vertrouwelijkheid.

Een werknemer kan zijn of haar personeelsdossier bekijken door contact op te nemen met een personeelslid van Human Resources tijdens normale kantooruren. Geen enkele medewerker mag enig document uit zijn of haar personeelsdossier wijzigen of verwijderen dat moet worden bekeken in aanwezigheid van een personeelslid van HR.

Ook gekend alswerknemersbestanden, personeelsdossiers, personeelsdossiers, documentatie

Disclaimer - Let op:

Susan Heathfield stelt alles in het werk om op deze website accurate, ethisch verantwoorde Human Resources-management-, werkgevers- en werkplekadviezen aan te bieden en waarnaar gelinkt wordt via deze website, maar zij is geen advocaat en de inhoud van de site, terwijl gezaghebbend, is niet gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit en moet niet worden opgevat als juridisch advies.

De site heeft wereldwijd een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving op het gebied van werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land, dus de site kan niet voor iedereen op uw werkplek definitief zijn. Wanneer u twijfelt, moet u altijd juridisch advies inwinnen of hulp vragen aan de overheid, federale of internationale overheid om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn. De informatie op deze site is alleen bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.