Stappen om uw communicatie voor elk publiek aan te passen

Als je hoopt te communiceren met mensen op een manier die informatie deelt en vooral gedrag verandert en een serieuze impact heeft, moet je je publiek kennen. Het is een fundamenteel principe van geweldige communicatie. Als u het perspectief begrijpt van de mensen met wie u spreekt, kunt u een betere presentator en professional voor human resources worden.

Ken je publiek. Weet waar ze om geven. Weet wat ze willen horen. En door ze te kennen en je boodschap te focussen, kun je ze laten zien dat je een hulpbron bent. Je engageert je publiek en heeft een grotere impact.

Het probleem? Je publiek kennen kost tijd, en het is altijd makkelijker om een ​​hapering te doen van alle dingen die je weet of je je publiek over een onderwerp wilt vertellen. Kritisch denken over wat je publiek wil of moet horen, is moeilijker.

Veel HR-professionals raken verzeild in het geven van hun alles wat ze moeten weten of doen aan een issue-presentatie. U weet dat u in deze val bent beland wanneer u merkt dat u opsommingen op dia's plaatst in plaats van na te denken over:

• waar het publiek echt om geeft,
• wat je belangrijkste punten zijn, en
• hoe ze in een duidelijk verhaal in kaart te brengen dat een boeiende talk creëert.

De tweede val waar veel HR-professionals in terechtkomen, is diezelfde presentatiedag dag in dag uit herhalen voor verschillende doelgroepen. Het probleem is dat verschillende doelgroepen om verschillende dingen geven en erop reageren - dus als u betrokken wilt zijn, moet u uw bericht aanpassen elke keer dat u spreekt.

Zo kun je ervoor zorgen dat je je bericht aanpast, de ruis doorkrijgt en je publiek houdt bezig met wat je zegt - ongeacht wie of waar ze zijn. Deze vijf belangrijke herinneringen zorgen ervoor dat uw woorden de impact bereiken die ze verdienen, wanneer u de volledige aandacht en betrokkenheid van uw publiek wint.

Weet waar uw publiek om geeft

Je publiek geeft niet om wat je zegt, totdat je hebt aangetoond dat je om hen geeft. Als u uw presentatie plant, vraag dan wat de uitdagingen en behoeften van uw verwachte publiek zijn? Wat zijn de drie tot vier hoofdvragen of vragen over hun onderwerp over hun onderwerp?

Als u het niet weet, vraag dan een paar mensen die uw presentatie zullen bijwonen, vraag de manager van de afdeling of, als er geen informatie beschikbaar is, uw beste schatting.

Start vervolgens uw presentatie door uw publiek te herinneren aan hun geïdentificeerde zorgen. Zeg: "Ik weet dat een aantal van jullie zich afvroegen wat onze voordelen zijn, of" Ik stel me voor dat deze drie dingen zijn wat je echt uit deze workshop wilt halen."

Wanneer u eerst praat over uw doelgroep en hun problemen en behoeften die u in uw toespraak aan de orde stelt, toont u aan dat u om hen geeft. Dat maakt dat mensen willen luisteren.

Breng uw belangrijkste punten voor uw publiek in kaart

De meeste HR-presentaties voelen als een informatiedump, geen duidelijk verhaal met een reeks hoofdpunten. HR-professionals weten meestal veel meer dan andere mensen willen of moeten weten over een noodzakelijk onderwerp.

Auteurs Chip en Dan Heath noemden dit in hun boek 'Made to Stick' 'de vloek van kennis'. Wanneer vond u de laatste keer dat een presentatie te kort was of te weinig informatie bevatte? Waarschijnlijk zelden of nooit.

De mensen die opvallen als presentatoren, degenen die worden gehoord en invloed hebben, beginnen met het erkennen van het probleem van het publiek dat ze helpen op te lossen. Vervolgens, terwijl ze hun presentatie voorbereiden, scheiden ze de must-know van het leuke om te weten.

Neem de helft van de voorbereidingstijd die je hebt om je te focussen op het hart van je presentatie en wat je publiek moet weten om hen te helpen. De beste manier om de 'vloek van kennis' te doorbreken, is je richten op wat het belangrijkste is voor jou en het publiek.

Breng uw presentatie op een whiteboard of een stuk papier in kaart of gebruik een reeks plaknotities. Welke volgorde is het beste? Bestaat er een bestelling naar de punten die meer zin heeft voor uw publiek? Hoe verhouden jouw punten zich tot elkaar? Maak ze duidelijk. Als ze dat niet doen, vertel mensen dan: "Dit is een heel ander, maar belangrijk onderwerp."

Verhalen vertellen en gebruiksvoorbeelden gebruiken Uw publiek vindt Relatable

Naast het proberen te veel dingen tegelijkertijd te presenteren, klinken HR-presentaties maar al te vaak abstract en hebben ze geen relatie met het dagelijkse leven en werk van het publiek. Wat er dan gebeurt is dat mensen afstemmen, door het gesprek gaan zitten, aannemen dat het niet om hen gaat en geen actie ondernemen. Dit maakt de presentatie een verspilling van hun tijd en de jouwe.

Om met hen in contact te komen, om hen te helpen actie te ondernemen, hebben mensen de ideeën nodig die zijn gebaseerd op verhalen en voorbeelden. Menselijke hersenen zijn bedraad om verhalen te vertellen en ze te onthouden. Dus, bedek minder punten - beter - met veel voorbeelden. En, waar mogelijk, maak de voorbeelden van hun afdeling en hun dagelijkse ervaringen op het werk.

Vertel verhalen over het gebruik van het idee dat u deelt. Of het nu gaat om het oplossen van een compensatieprobleem, hoe u feedback kunt geven, hoe u zich kunt aanmelden voor uw visieplan of hoe de nieuwe organisatie anders is dan de oude, vertel verhalen. Maak de brug duidelijk tussen uw onderwerp en hun leven en interesses.

Show, Vertel het niet alleen aan uw publiek

Een foto zegt in veel gevallen meer dan duizend woorden. Video's worden de norm voor effectieve communicatie. In deze dag van toegankelijke videotools gebruiken presentatoren die teveel tekst gebruiken vaak excuses. Ze zeggen: "Maar ik moet heel specifieke informatie communiceren." Of: "Mijn publiek zal dit gecompliceerde idee beter kunnen verwerken als ik het opschrijf." Nee, dat doet u niet, en nee, dat doen ze niet.

Tenzij uw doel is om uw publiek te vervelen, te vervreemden en te ondermijnen, en geen invloed te hebben in een worstcasescenario, snijdt u de tekst. Verzend het in een vervolgmail of deel het in een Google-document. De beelden die u gebruikt, moeten het verhaal ondersteunen, niet uw script worden. Zodra u uw duidelijke set van hoofdpunten en een goede flow hebt, ondersteund door verhalen en voorbeelden, zou u alleen dan een presentatietool moeten starten.

Anders krijg je je dia's dubbelwerkend als je sprekernota's. In dat geval had u de presentatie gewoon moeten e-mailen in plaats van de tijd van uw publiek te verspillen.

Personaliseer en improviseer door uw publiek te kennen

Zodra u een goede presentatie hebt gemaakt die visueel uw belangrijkste boodschap ondersteunt, heeft u de vrijheid om deze aan te passen aan elke doelgroep die u bedient. Je kunt je punt duidelijk maken en vervolgens hardop vragen: "Waarom zou je je daarom zorgen?" En je antwoord afstemmen op het publiek dat voor je staat. Wat uw marketingteamleden belangrijk vinden, kan heel verschillend zijn van de behoeften van uw ontwikkelstaf.

In jarenlange training en presentaties voor leiders van tientallen organisaties zoals Apple, Oracle, SAP en T-Mobile is de kracht van een eenvoudige reeks berichten duidelijk. Wanneer de berichten werden ondersteund door eenvoudige afbeeldingen en werden bezorgd door een gefocuste presentator die duidelijke punten kon maken en deze kon verbinden met het dagelijks leven van hun publiek, trad er communicatie op. En, is dat niet het punt van het maken van een presentatie?

----------------------------------------

Tobey Fitch is een Managing Partner bij Fitch Associates. Hij heeft eerder bijgedragen aan publicaties waaronder Entrepreneur.