Functiebeschrijving uitvoerend assistent: salaris, vaardigheden en meer

Uitvoerend assistenten zijn vergelijkbaar met administratief assistenten of secretaresses in die zin dat ze allemaal het werk van iemand anders - meestal een uitvoerend lid - ondersteunen door taken van het kantoor te vervullen of te controleren. Het verschil is dat een uitvoerend assistent specifiek een leidinggevend personeelslid is dat is toegewezen aan een topman. Dit houdt in het begeleiden en trainen van ander kantoorpersoneel en het aanpakken van taken die een dramatisch effect kunnen hebben op het succes van een bedrijf.

Taken en verantwoordelijkheden van uitvoerende assistenten

Deze taak vereist doorgaans de mogelijkheid om het volgende werk te doen:

• Boekhouding / boekhouding
• Agendabeheer
• Relaties met klanten
• Ontwerp en onderhoud een archiefsysteem
• Vergaderingen organiseren
• Houd records bij
• Reisplannen regelen
• Typen
• Evenement planning
• Bereid rapporten voor
• Onkostenrapporten verwerken
• Neem vergadering minuten

Uitvoerend assistent-taken omvatten dezelfde taken uitgevoerd door administratieve assistenten: maken en accepteren van telefoontjes; verzenden van memo's, e-mails en brieven namens de uitvoerende macht; ontvangende bezoekers; behandelingsplanning; en meer. Ze fungeren ook als poortwachters, nemen beslissingen over wie toegang krijgt tot de uitvoerende macht en welke informatie de leidinggevende ontvangt.

Ze verrichten vaak onderzoek en bereiden rapporten voor die van invloed zijn op het bedrijfsbeleid. Deze verantwoordelijkheden betekenen dat uitvoerende assistenten het werk van hun werkgever grondig moeten begrijpen. Als gevolg hiervan kunnen deze werknemers ook fungeren als een liaison tussen de uitvoerende en de rest van het bedienend personeel.

Uitvoerend assistent salaris

Uitvoerend assistenten verdienden een mediane jaarsalaris van $ 59,340 in 2018, waardoor ze net buiten de top 10% van de verdieners van alle secretaresses en administratieve assistenten vallen:

• Mediane jaarsalaris: $ 38.880 ($ 18.69 / uur)
• Top 10% jaarlijkse salaris: $ 64.230 ($ 30.88 / uur)
• Bodem van 10% per jaar: $ 24.690 ($ 11.87 / uur)

Bron: US Bureau of Labor Statistics, 2018

Onderwijs, training en certificering

Er zijn weinig opleidingsvereisten om als secretaresse aan de slag te gaan, maar het bereiken van een functie als uitvoerend assistent komt meestal pas na enkele jaren ervaring.

• Opleiding: Een middelbareschooldiploma is genoeg voor de meeste instapbanen, maar degenen met een associate of bachelor in bedrijfsgerelateerde gebieden zullen meer verhandelbaar zijn.
• certificering: Niemand hoeft te worden gecertificeerd als een uitvoerend assistent, maar er zijn certificeringen beschikbaar via online cursussen voor de meeste softwareprogramma's waarvoor vaardigheid vereist is. Dergelijke certificeringen kunnen een sollicitant aantrekkelijker maken.
• Opleiding: Ervaring en vertrouwen worden opgedaan door het werk te doen, zijn uitvoerende assistenten over het algemeen zich bewezen gedurende een langere periode van tijd.

Uitvoerend assistent vaardigheden en competenties

Typen, archiveren en andere administratieve vaardigheden zijn belangrijk, maar de beste uitvoerende assistenten hebben vaak sterke persoonlijkheden die via verschillende voordelige soft skills worden getoond:

• Communicatie vaardigheden: Uitvoerend assistenten dienen vaak als een poortwachter, beslissen welke berichten en welke bezoekers of bellers rechtstreeks naar hun werkgever moeten gaan en die op een andere manier moeten worden omgeleid of afgehandeld. Dit houdt het vermogen in om snel informatie te verzamelen van die veeleisende tijd van hun baas.
• Tijdsbeheer: Iedereen die de tijd van een ander beheert, zoals uitvoerende assistenten vaak doen voor hun bazen, moet ook goed zijn in het beheren van hun eigen tijd.
• Betrouwbaarheid: Uitvoerend medewerkers hebben vaak toegang tot gevoelige informatie en de leidinggevenden waar ze voor werken, moeten hen volledig vertrouwen, zodat ze zo efficiënt mogelijk kunnen werken.

• Multitasking: Uitvoerend assistenten houden zich regelmatig bezig met meer dan één taak tegelijk, terwijl ze de schema's van hun bazen in de gaten houden en op schema houden.

Werkvooruitzicht

De kansen op werk voor directiesecretaresses en administratieve assistenten zullen naar verwachting met ongeveer 17% dalen voor het decennium dat eindigt in 2026, volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics. Dit is veel erger dan de 7% groei geprojecteerd voor alle beroepen en aanzienlijk slechter dan de 5% daling geprojecteerd voor alle secretaresses en assistenten.

De daling wordt toegeschreven aan de toename van het aantal managers in een organisatie die één assistent delen. Dit is meer mogelijk omdat mobiele en andere elektronische communicatie ervoor hebben gezorgd dat leidinggevenden meer geneigd zijn om hun eigen correspondentie en planning af te handelen.

Werkomgeving

Executive assistants werken meestal in een kantooromgeving en communiceren met bezoekers, bellers en andere leidinggevenden naast hun eigen bazen. Het werk kan snel en veeleisend zijn en de rol van portierwachter vereist soms dat uitvoerende assistenten nee zeggen tegen mensen die geen nee willen als antwoord.

Werkschema

Uren volgen vaak typisch die van een typische zakelijke werkweek. Managers die echter laat werken, verwachten soms dat hun uitvoerende assistenten ook beschikbaar zijn na sluitingstijd.

Hoe de baan te krijgen

VAN TOEPASSING ZIJN

Solliciteer rechtstreeks bij bedrijven of bekijk openingen op sites als Indeed, Monster en Glassdoor.

Referenties

Wees voorbereid met mensen die kunnen getuigen van uw betrouwbaarheid en betrouwbaarheid - belangrijke eigenschappen voor een assistent.

Vergelijk vergelijkbare banen

Mensen die geïnteresseerd zijn in het werken als een uitvoerend assistent kunnen ook overwegen een van de volgende loopbaantrajecten, vermeld met gemiddelde jaarsalarissen:

• Boekhouder: $40,240
• Court reporter: $57,150
• Financieel bediende: $39,570

Bron: US Bureau of Labor Statistics, 2018